Систематичность

ФБФ достигает цели, если документы включают в фонд и исключают (переводят) из него планомерно, регулярно, оперативно. Это требование иначе называют принципом (организационным) систематичности.

Под систематичностью понимают следование заранее намеченной системе мероприятии, соблюдение последовательности и сроков выполнения операций, постоянную повторяемость и непрерывность процессов, составляющих цикл. Синонимом слова «систематичность» является «планомерность».

Все процессы ФБФ находят отражение в оперативных (годовых) и перспективных планах работы отделов комплектования, обработки, хранения; в них намечают поквартальное или годовое распределение средств на приобретение (по источникам получения документов; по подфондам библиотеки), переплет, ремонт, реставрацию документов фонда; распределение средств и т. д.

Планируют и объемы выбытия или перемещения документов на другие уровни хранения. В соответствии с движением фонда заблаговременно намечают необходимые площади и месторасположение хранения будущих поступлений.

Планы подкрепляют вспомогательным рабочим аппаратом: картотеками требуемых, заказанных и полученных документов, учетной документацией и другими формами. Исходя из объема работы по ФБФ определяют количество сотрудников каждого отдела и их квалификацию, алгоритм выполнения технологических процессов.