Методика отбора литературы в депозитарии

Не вошедшие в число депозитариев высших уровней государственные областные, краевые и республиканские (АССР) библиотеки — последнее звено депозитарной системы. Они выполняют функции депозитариев областного значения и отвечают за собирание и хранение национальной, краеведческой и местной литературы.

Некоторые из депозитариев совмещают в себе несколько уровней. Так, Государственная библиотека СССР им. В. И. Ленина, будучи всесоюзным депозитарием, одновременно выполняет функции зонального (межобластного) депозитария.

Методика отбора литературы в депозитарии. В депозитарий выделяют прежде всего пассивную часть фонда самой библиотеки— держательницы депозитного фонда. Кроме того, низовые библиотеки и органы научно-технической информации передают в него малоспрашиваемые и неиспользуемые в течение 4—5 лет документы по профилю депозитария, отсутствующие в его фонде.

Для выявления нужных документов сотрудники депозитариев постоянно изучают библиотечные фонды обслуживаемой зоны. Литературу отбирают систематически, не реже одного раза в три года.

В отборочные комиссии входят сотрудники отделов комплектовании, обслуживания и хранения, а также активисты библиотеки — квалифицированные специалисты соответствующих отраслей знания.

Низовые библиотеки направляют карточки со сведениями о предлагаемой литературе в межобластной (или республиканский) депозитарий. Если в регионе имеется отраслевой депозитарий, соответствующие сведения направляют в него. Нужные документы принимают, а сведения об остальных доводят до вышестоящих депозитариев.

В случае отказа от предложенной литературы ведомственные депозитарии публикуют информацию о ней в бюллетенях обменных фондов.

Документы и депозитарии любого уровня и ведомственного подчинения передают безвозмездно. Те из них, которые не приняты ни одной из библиотек, продают абонентам или списывают.

Организация депозитарного фонда в библиотеке зависит от общей структуры ее фонда. При небольшой величине его физически не выделяют, а при большой — он может и обособляться, переводиться в другое здание, оставаясь при этом составной частью фонда библиотеки и отражаясь в ее справочно-библиографическом аппарате.

Депозитарии не имеют права исключать и уничтожать литературу какой бы то ни было ценности. Ветхие и дефектные издания реставрируют, с них снимают репрокопии. Единственные экземпляры, как правило, выдают не в подлиннике, а в копиях. В целях сохранности создают страховые фонды.